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革命历史档案资料主题标引规则



2019-07-22 10:13:29 信息来源:市档案局(市委党研室、市志办)浏览次数: 字体:[ ]

革命历史档案资料主题标引规则 
DA/T 17.3-1995

 

1主题内容与适用范围

1·1为建立全国革命历史档案资料目录数据库,统一革命历史档案资料主题检索的方法,

开展革命历史档案资料信息的交流和报导,充分发挥革命历史档案资料的作用,更好地

为社会主义建设服务,特制定本规则。

1·2本规则适用于依据《革命历史档案主题词表》进行革命历史档案资料的主题标引。

1·3本规则适用于各级各类档案馆馆藏革命历史档案文件级和革命历史资料篇名级的主

题标引,适用于计算机检索系统。

2引用标准

GB 3860 文献主题标引规则

3名词术语

3·1主题 是一组具有共性事物的总称,用以表达档案资料所论述和研究的具体对象和

问题,即档案资料的中心内容。

3·2主题词 又称叙词(即正式主题词),是经过规范化的词。在标引中用以表达档案资

料的主题,在检索中用它构成提问式,以表达检索的需求。

3·3自由词 又称非叙词(即非正式主题词),是主题词表外未经规范但却能反映档案

资料主要内容的词。可以是从档案资料内或档案资料题名中抽取的关键性的词。该词具

有检索意义,作为主题词标引的补充用词。

3·4主题词表 又称叙词表。它是将档案资料、标引人员和利用者的自然语言转换成规

范化语言的一种术语控制工具,是由语义相关、族性相关的术语组成的规范化的动态词

典。

3·5主题标引是对档案资料进行主题分析,从自然语言转换成规范化的检索语言的过

程,即对主题分析结果赋予主题词标识的过程。

4主题分析

4·1档案资料的审读

审读是标引过程的首要步骤,其目的在于分析和判断革命历史档案资料所论述的中

心内容和对象,进而确定档案资料的主题。

审读革命历史档案资料时,通常应依据档案资料的题名 (书名或篇名)、前言、文摘、

简介、结论以及正文进行。切忌仅依据题名进行主题分析。

4·2主题的类型与结构

主题的类型,依据革命历史档案资料内容可分为单主题和多主题两种。单主题包括

单元主题和复合主题 (即多元主题),多主题则由两个以上单主题组成。

在对革命历史档案资料进行主题分析的过程中,除需确定主题的类型与结构外,尚

需剖析主题的中心部分,动态部分和限定修饰部分,以便对革命历史档案资料内容所涉

及的主题概念进行精选与取舍。

4·3主题分析的要求

4·3·1在精选主题概念时,标引人员应充分考虑利用者的检索要求,分析选定对利用者

具有实际意义的主题概念。

4·3·2对档案资料内容的主题分析,其范围与深度,应与档案资料内容保持一致。

4·3·3应充分考虑主题分析的全面性、专指性,最大限度地满足查全和查准的需要。

4·3·4进行主题分析应特别注意对隐含主题的揭示。

5标引词的选定

    对革命历史档案资料进行主题分析之后,标引人员应把分析出的有关主题因素的概

念,依据如下标引规则和组配规则,转换为词表的主题词或自由词。

5·1标引规则

5·1·1要直接地、客观地反映出革命历史档案资料所论述的事物或问题,切忌标引人员

搀杂个人观点。

5·1·2选定的词,一般必须是词表中规定使用的主题词(即正式主题词)。书写形式要与

词表中的词形相一致。

5·1·3选词时,必须首先考虑选用最专指的主题词。一般不得用上位主题词或下位主题

词标引。

5·1·4单个主题词能表达主题概念时,不得使用组配标引。当没有专指的主题词时,则

应选用最直接相关的几个主题词组配标引,见 5·2。

    例如:词表中有"农业"、"生产"、"农业生产"等主题词,当要表达"农业生产"这

一主题时,就只能选取最恰当、最专指的主题词 "农业生产"来标引,不得选用"农业"、

"生产"主题词标引。

5·1·5如果组配标引仍无法达到要求时,应选定最直接的上位主题词标引,必要时,可

选择一个适当的自由词标引。

5·1·5·1自由词的选择应本着源于档案,一词一义,概念明确,专指性强,、有检索意义,

符合汉语构词特点的名词或名词性词组,并通过一定程序认可的原则进行。数词和量词

慎重选用。外来语词要注意选用较为成熟和通用译名,必要时将原文用括号注在词下。

5·1·5·2标引自由词时,尽量保持前后的一致性。一个自由词只表达一个主题概念。

5·1·5·3标引时,自由词应填入自由词项中。对使用过的自由词,由专人负责整理和统

计,以备修订主题词表之用。

5·1·6对本编入词表的专用词,如地名、组织机构名、人名、会议名称等,依据《革命

历史档案著录细则》和《革命历史资料著录细则》,分别填入有关项目中。民族名可直接

作为主题词使用,填入主题词项目中,外国的国名、地名应填人地名项中。

5·2组配规则

    在选用主题词进行组配标引的过程中,标引人员应遵循下列各项组配规则:

5·2·1组配标引时,应优先考虑概念组配。所谓概念组配,是指几个相组配的主题词之

间在概念上必须具有某种逻辑关系或语法关系。既不是单纯的字面组合,也不是随意进

行组配。概念组配包括概念相交和概念限定两种逻辑关系。

5·2·2组配用词必须选用与档案资料主题概念关系最密切、最邻近的主题词进行组配。切

勿采用太泛指的主题词组配。

5·2·3组配的结果要求概念清楚、确切,只能表达一个主题意思。

    凡组配的结果能同时表达几个主题时,应考虑改用上位主题词标引或靠词标引。

5·3标引深度

    是指对被标引的对象所给予的全部检索标识的数量。即对该档案资料具有检索意义

的内容特征进行分析描述所达到的深度。对主题标引来说,是指对该标引对象所给予的

标引词数量的多少。

5·3·1标引词的数量应根据标引内容而定。对其中分析出来的全部主题因素,必要时可

视需要有所舍弃和省略。

5·3·2标引深度一般在1~10个标引词之间。

5·3·3标引人员要正确把握标引深度,防止标引不足和标引过度两种倾向。

6审校工作

6·1审校是标引工作的重要步骤,也是保证标引质量的重要措施。

6·2审校应由熟悉业务的专职人员担任,必要时也可采取互相审校的办法。审校人员应

对标引差错进行修正。

6·3审校的主要内容

6·3·1标引项目是否完整准确,书写是否规范、清楚。

6·3·2主题的提炼是否全面、准确,是否遗漏了隐含主题。

6·3·3标引的词是否符合选词、组配的原则。

7质量管理

7·1衡量标引工作质量的因素是:标引的专指性、全面性及一致性。影响标引工作质量

的因素是 :标引工作的组织管理、标引人员的业务水平、主题词表本身的质量。

7·2标引人员必须熟悉被标引的档案资料全宗的职能、组织机构沿革等基本情况。

7·3标引人员必须熟悉所使用的《革命历史档案主题词表》和《革命历史档案著录细则》、

《革命历史资料著录细则》等著录规则与方法。

7·4标引人员应尽可能了解计算机检索情况。通过对检索结果的分析来检验标引工作质

量。

7·5标引人员可对《革命历史档案主题词表》提出修改意见,由全国革命历史档案资料

目录中心定期进行修订,不断提高词表的质量。

(1996-02-26发布   1996-10-01实施)




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