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民国档案主题标引细则



2019-07-22 10:13:29 信息来源:市档案局(市委党研室、市志办)浏览次数: 字体:[ ]

民国档案主题标引细则
DA/T 20.2-1999

 

1范围

本标准规定了使用《民国档案分类主题词表》 (以下简称《词表》)对民国时期各种类

型、各个级次的档案进行主题标引的原则和方法。

本标准适用于民国档案目录中心和各级档案馆编制民国档案主题目录、索引以及建

立民国档案数据库的档案主题标引工作。

2引用标准

GB/T 3860文献叙词标引规则

DA/T l档案工作基本术语

DA/T 18档案著录规则

DA/T 19档案主题标引规则

DA/T 2O.1民国档案目录中心数据采集标准

民国档案著录细则

3定义

本标准采用下列定义。

3·1单主题

档案所记述的内容只有一个主题,可以构成一个单元主题或复合主题。选用一个主

题词来表达这一主题内容的称单元主题;选用两个或两个以上的主题词进行组配来共同

表达这一主题内容的称复合主题。

3·2多主题

档案所记述的主题有两个或两个以上,构成一种具有并列关系的主题。

3·3组配

在标引或检索档案的过程中,需选用词表中两个或两个以上的主题词进行逻辑组合,

从而表达所要标引和检索档案的主题内容。

3·4组代

《词表》中一种事先固定的组配形式,目的是表达一些复杂主题和防止产生二义性。

4主题标引的基本方法和规则

4·1标引规则

4·1·1标引词的选取应以案卷或文件的实际内容为依据,直接客观地反映档案文件所记

述的内容,切忌主观臆断。

4·1·2标引时必须选用《词表》申的正式主题词,非正式主题词不得作为标引词使用。

例 :帝制运动 Y洪宪帝制

洪宪帝制 D帝制运动

航空检疫 D飞机检疫

   飞机检疫 Y航空检疫

4·1·3标引时必须首先选用《词表》中专指性最恰当的主题词,不能选用上位主题词或

下位主题词进行标引。

4·1·4标引时当能选用《词表》中单个主题词(含组代主题词)表达某一主题概念时,必

须使用单个主题词 (含组代主题词)标引,不得使用组配标引。

4·1·5标引时如果《词表》中选不出单独的最专指的主题词时,应优先考虑组配标引(详

见 4·2)。

4·1·6标引时如果组配仍无法达到要求时,则采用靠词标引的方法,选用最靠近、最关

联的上位主题词或近义主题词进行标引。

4·1·7标引时如果上位主题词、近义主题词仍不合用,可采用关键词标引。

4·1·8标引时对于内容相同的档案,不论其书面表达形式如何,均应保持标引结果的一

致性。

4·1·9标引词的书写形式,必须与《词表》中主题词的书写形式完全一致。

4·1·10标引时应根据案卷或文件主题内容的繁简和重要程度选用数量不等的主题词。

4·2组配规则

4·2·1主题词组配应为概念组配。概念组配包括交叉组配和方面组配。组配标引时,应

优先考虑交叉组配,然后考虑方面组配。

4·2·1·1当给定的几个主题词之间构成具有相交关系的概念时,应进行交叉组配。交叉

组配符号采用 ":"。

    例:      识字教育:党员训练=党员识字教育

4·2·1·2当给定的几个主题词之间构成具有限定关系的概念时,应进行方面组配。方面

组配符号采用 "-"。

    例:      政治事件-民国时期=民国时期政治事件

4·2·2组配时应选取最专指的主题词进行组配。当能用某个主题词进行组配时,则不能

选用其上位或下位主题词进行组配。

4·2·3主题词的组配一般应按照先主体要素后从属要素的原则来安排组配词序。

4·2·4组配产生的概念必须只有一种逻辑判断,表达一个主题内容,并具有实际的检索

意义。

4·2·5对于并列的多主题档案,应先分解为单主题,再进行分组组配。其做法是:在主

题词后用数字 1、2、3、……表示分组符号,数字相同的主题词是一组相关联的组配概念。

数字中的 "0"称作共同联号,表示该主题词可以和该档案中标引的任何一个主题词进行

组配。

   例:       "陕西省公路交通事故调查及铁路营运情况报告",应标引为:"公路-交通

事故 1"、"调查1"、"铁路营运2"、"报告2"、"陕西省0"。

5主题标引工作程序

5·1研读《词表》

    标引人员在标引工作开始时,应系统地研读《词表》的编制说明、主表和附表,了

解其编制目的、适用范围、体系结构和主题词之间的相互关系,深人透彻地掌握其使用

方法。

5·2主题分析

5·2·1分析档案主题

    一般可以通过审读案卷或文件题名明确主题 当题名不清时,则应直接调阅档案,通

读案卷或文件的摘由、事由、卷内目录等,必要时浏览全文,了解案卷或文件的主要内

容以及相关的机构、人物、地名等因素,进而确定主题。

5·2·2明确主题类型

    依据案卷或文件记述主题内容的多少,确定哪些主题属于单主题,哪些主题属于多

主题。

5·2·3选定标引主题

    对于多主题案卷或文件,应根据档案主题内容的重要程度选定价值大的、有检索意

义的主题作为标引对象。

5·2·4剖析主题结构

    在对案卷或文件进行主题分析的过程中,要剖析构成主题的各个因素,既要准确揭

示构成主题中心内容的主体因素,又要全面把握构成限定或细分主题内容的机构、地域、

人物、文种、时间等辅助因素。

5·3选定标引词

    根据主题分析的结果,在《词表》中选定最恰当的主题词。当《词表》中找不到最

恰当的主题词时,应采用组配标引。当不能进行组配标引时,可采用上位主题词或近义

主题词标引。必要时也可以采用关键词标引,但采用关键词标引,必须做好记录。

5·4记录标引结果

    按照DA/T 2O.1中著录格式的要求,将标引结果记录下来。

5·5审校标引结果

5·5·1审校要求

    一般应由熟悉业务、经验丰富、通晓目录工作的人员担任。不具备条件的,也可以

采取互审的方法。审校时应依据本细则有关规定,对主题标引结果进行逐条审校。

5·5·2重点应检查的几个方面

    a)所选定的主题词是否确切地表达了案卷或文件的主题内容;

    b)是否符合标引规则和组配规则;

    c)组配产生的概念是否与案卷或文件的主题概念相符;

    d)所拟主题词款目是否恰当;

    e)同类型主题所选主题词是否一致;

     f)著录格式是否正确。

(1999-05-31批准   1999-12-01实施)




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